Nhật ký đi làm (Phần 3)

12, đó là số cuộc họp tôi đã tham gia trong tuần này. Tính ra thì trung bình hơn 2 cuộc một ngày. Đây là con số cao nhất trong một tuần kể từ khi đi làm. Con số này nói lên một đặc trưng trong văn hóa làm việc của người Nhật, đó là làm việc nhóm và báo cáo công việc liên tục hàng tuần. Cụ thể, mỗi một dự án sẽ được phụ trách bởi một nhóm từ 3-5 người trong đó có một người quản lý thường là trưởng nhóm và 1, 2 người làm chính. Hàng tuần sẽ có một cuộc họp nhóm (定例）để báo cáo, kiểm tra tiến độ công việc. Ngoài ra, 2 tuần một lần sẽ có một buổi báo cáo với công ty đối tác. Do vậy nếu bạn là trưởng nhóm thì sẽ  phải tham gia vào gần như tất cả các nhóm làm việc (10+). Hiện tại tôi đang tham gia vào 5 nhóm. Ngoài ra, khi có các công việc phát sinh thì một cuộc họp sẽ được tổ chức để tìm cách giải quyết. Trong một dự án trong trường hợp cần thiết thì công việc sẽ được chia ra thành các phần nhỏ hơn và mỗi phần sẽ lại có các cuộc họp để thảo luận. Cách làm việc này được gọi là 「ほう-れん-そう」trong tiếng Nhật, nó là ghép từ đầu tiên của ba từ ほうこく(báo cáo), れんらく（liên lạc), và そうだん (thảo luận). 

Cách làm này có nhiều lợi ích. Đầu tiên, nó sẽ đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn được giao. Vì mỗi tuần bạn sẽ tập trung vào giải quyết một phần công việc nên tiến độ công việc sẽ rất dễ dàng để kiểm soát. Khi có các vấn đề phát sinh, các thành viên trong nhóm sẽ đưa ra ý kiến để cùng nhau giải quyết. Việc này sẽ tận dụng được kiến thức, kĩ năng của cả nhóm, đặc biệt trong trường hợp người làm chính chưa có kinh nghiệm. Thứ hai, bạn sẽ dễ dàng hòa nhập vào môi trường công ty thông qua tiếp xúc, trao đổi liên tục. Những người nước ngoài như tôi ban đầu cảm thấy khó khăn trong việc giao tiếp với các thành viên khác. Nhưng chỉ sau nửa năm làm việc thì tôi đã thấy rất thoải mái trong giao tiếp và công việc với mọi người. Tuy nhiên, cách làm này cũng có những điểm yếu của nó. Khi bạn tham gia vào nhiều nhóm làm việc, thời gian của bạn sẽ bị gián đoạn bởi các cuộc họp. Điều này rất ảnh hưởng lên hiệu suất của các công việc đòi hỏi tập trung trong thời gian dài như làm nghiên cứu. Và tùy vào nội dụng công việc, việc có quá nhiều ý kiến đôi khi khiến cho công việc trở nên phức tạp hơn. Ngoài ra, nó cũng dễ nảy sinh việc ỷ lại vào ý kiến của người khác mà không tự tìm tòi giải quyết vấn đề.

Văn hóa làm việc theo nhóm này của người Nhật được định hình từ rất sớm. Nếu buổi sáng quan sát học sinh tiểu học ở Nhật đi học, bạn sẽ thấy học sinh đi học theo các nhóm khoảng 10 người trong đó người đi đầu là một em lớn tuổi hơn và cầm cờ để dẫn cả nhóm đi. Khi lên cấp hai, cấp ba, đại học, gần như tất cả học sinh của Nhật sẽ tham gia vào các câu lạc bộ về thể thao, nghệ thuật, học tập, vv. Điều này làm cho việc hoạt động theo tập thể trở thành một điều hiển nhiên trong xã hội Nhật. Điều này cũng dẫn đến việc nếu bạn không hòa đồng vào tập thể thì sẽ dễ bị đánh giá thấp.

Kết: Vẫn còn rất nhiều điều đặc biệt về văn hóa và con người Nhật bản. Hẹn gặp lại trong phần tiếp theo.